はじめに

グローバル化が進みつつある日本。英語でのメールのやり取りができるレベルが必須条件な会社も増えてきていますよね。日本語では、ビジネス文章になるとかなり丁寧になりますが、敬語がないと言われる英語でも、メールならではの丁寧な表現が使われます。

直接話す場合だと相手の表情が見えるので、どんな感情を持って話しているのか想像しやすいですよね。でも、メールだとどうですか？文章のみだと感情が伝わりにくく、淡々とした冷たい感じを受けてしまいます。メールは、受け取り方次第で交渉がうまくいったり失敗したりと、とっても重要なコミュニケーションツールです。書き方次第でギスギスしたコミュニケーションになりかねないので、良い印象を与えられるような英語表現を覚えて、ビジネスシーンでバッチリ生かしてください！

また、【リアルビジネス英会話】欧米人の職場は明るくフレンドリー！ミーティングでよく使う英語フレーズ９選では、職場でよく耳にするフレーズをまとめていますので、ぜひ参考に見てみてください。

・挨拶

日本語では「お世話になっております」とまずひとことを添えますが、英文のメールでは、まず感謝の気持ちを伝えるのとスムーズに本題に入れます。

1. Thank you for your email/inquiry.
メール/お問い合わせありがとうございました。

お問い合わせやご意見、なんでもとりあえず最初の文章はThank you for...って切り出すのが普通です。また、相手への返信としてではなく、自分からメールをして切り出す際にはこちらの文章を使うことが良くあります。

2. I hope this email finds you well.
このメッセージが届く頃にあなたが健やかであるよう願っています。（直訳）

3. I trust all is well.
全てがうまくいっていると信じています。（直訳）

直訳すると上の通りにますが、単純に、「お元気でしょうか」と言いたい表現です。この一文を入れてから本題に入ると丁寧で好印象です。

・～について

まずは何についてメールしているのか伝えたいので、「～についてですが」という言い方を覚えたいですね。上メールの文章を英語にすると、このようになります。

4. In regards to your inquiry,
お問い合わせの件ですが、

inquiry は、お問い合わせ、質問という意味です。よくウェブサイトの質問やお問い合わせのページで見かける単語です。

5. With reference to your email,
頂いたメールについてですが、

with reference to = 〜に関して、〜を参照して

＜同じ意味の言い回しバリエーション＞
・Concerning…
・Regarding …

・謝罪

謝罪と言っても、ここでは「希望に添えなくて申し訳ない」という、良くビジネスシーンで使えるシチュエーションを取り上げます。【リアルビジネス英会話】「申し上げにくいのですが…」伝えづらいコトを切り出す英語の言い回し１１選では、さらに詳しく書いていますので参考に見てみてください。

6. I am afraid…

「残念ながら」っていう表現は数々ありますが、中でもこちらをよく使われます。

＜例文＞
I am afraid we do not offer the product you are asking for.
申し訳ありませんが、お問い合わせの商品は取り扱っていません。

I am sorry but we do not offer...
というふうにも言えますが、I’m afraid... の方がフォーマルです。

・添付資料

添付の資料を見てくださいねという言い方はたくさんありますが、代表的な表現を2つ。

7. Please find the attached…

＜例文＞
Please kindly find the attached list of the whole assortment of our products for your reference.
添付している弊社の商品総品ぞろえのリストをご覧ください。

8. Attached is the...

＜例文＞
Attached is the list of our whole product assortment for your reference.
弊社の商品総品ぞろえのリストを添付しました。

言うまでもなく、Please find の方がフォーマルな表現です。上例文のようにkindly の副詞をつけるとさらに丁寧になります。

9. For your reference,

「ご参考までに」という言い方もよく使いますので覚えておきましょう。

・お知らせ/提案

10. I would like to inform you/let you know,

〜がありますよと言いたいとき、There is...「～があります」と単純に言うよりも、「があることをぜひお伝えしたい」と表現した方が丁寧です。

11. I would be glad to...

「喜んで～したい」という意味ですが、何かをお知らせしたいときや、何をして差し上げるときにも使えます。

＜例文＞
I would be glad to send you an invitation.
招待状を喜んで送付させていただきます。

・お願い

何かを依頼するときは一番気を使いますよね。日本語でも「忙しい中大変恐れ入りますが」などの言い回しをして、下手に出ることで頼みやすくしますが、英語では「～してくれたら大変感謝します」というニュアンスの表現を使います。

12. It would be most appreciated if you could...

13. I would appreciate it if you could...

＜例文＞
I would appreciated if you could send me the invoice by the end of this week.
今週末までに請求書を送っていただけると助かります。

14. Could you please possibly...

・終わりの挨拶

最後に言いたいことを全部言ったら、ひとこと、何かあれば聞いてくださいねと閉めるのが一般的です。この文章をこのまま丸暗記しましょう。

15. Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us.
他に必要な情報/お手伝いがございましたら、ご連絡ください。

さて、これらの表現を用いて最初の日本文を英文にすると...

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Dear Michael,

Thank you for your email.

In regards to your inquiry, I am afraid we do not offer the product in the color you are asking for.

Please kindly find attached a list of this season’s product assortment for your reference.

I would like to inform you that we will have our yearly exhibition next year in March. It would be a great opportunity for you to see our whole product assortment first hand, as I heard you will be traveling to Japan next year.

If you are interested, I would appreciate it if you could send me the name, title, and address of those who can attend, so I can send you an invitation.

Should you need any further information, please do not hesitate to contact us.

Best regards,

Tanaka

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さいごに

ストレートな表現だと冷たい印象を受けたりすることもあるので、ビジネスのシーンではここで紹介した表現をテンプレートとして覚えておくのが得策です。日本語を英訳にすると確かにシンプルな言い方になりがちですが、メールで相手の顔が見えないからこそ、気持ちの良いやり取りができるように心がけたいですね。